Тема гибкого планирования родилась не случайно. Я ее прорабатывала для себя. Искала варианты, как распределять свои человеческие ресурсы, чтобы не «умирать» на дистанции. Ведь желаний много: личные, коллективные, бизнесовые, семейные и еще много всяких. А энергетический запас не бесконечен, расходуется и пополняется у всех по-разному.
Я пересмотрела и протестировала множество вариантов планирования, которые есть в публичном доступе, будь то технологии, методологии или инструменты. Например, в моем Фейсбуке есть серия постов про тестирование Trellо и его упрощенной версии Rocк. Это сервисы онлайн-планирования по принципу мини-crm, которые позволяют управлять целями, задачами и рабочими процессами
Исходя из знания этих инструментов, технологий и методологий я могу собрать конструктор, который подойдет проекту или человеку для решения конкретных задач. Как я это делаю, расскажу в этой статье.
ЧТО ТАКОЕ НЕЙРОВИЗУАЛЬНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ
Звучит грозно, но на самом деле, нейровизуальное планирование — это интуитивно понятная технология формирования и прокачки системного мышления. Помогает за “30 секунд” переходить от мыслей к делу, в обход длительных словесных конструкций.
Планирование в интеллект-картах позволяет рассмотреть, чем наполнены ваши будни и как выглядят привычные процессы. Это многократно облегчает планирование от общего к частному (от года к месяцу, от месяца к неделе, дню).
Если мы говорим о бизнес-целях, то подключаем маркетинг и подходим к каждому человеку с позиции «Я — БИЗНЕС». Рассматриваем предпринимателя, как предприятие полного цикла, которое производит и продает услуги или товары, контролирует их качество, обеспечивает сервис.
И в этом процессе есть большой блок планирования, которое помогает загрузить «предприятие» так, чтобы оно приносило прибыль и не уходило в убытки.
Что я обычно слышу от людей:
- зачем планировать, если планируем одно, а на самом деле происходит другое,
- не могу планировать, это не для меня, ,
- все предусмотреть невозможно.
Конечно, мы не можем предусмотреть все жизненные сценарии, которые возникают. Ведь бизнес-цели идут нога в ногу с целями личными. Но в силах заглянуть вперед на какой-то промежуток времени, и вполне можем крупными мазками набросать, чем его заполнить, какие события произойдут обязательно, на решение каких задач будем тратить ресурсы.
КАК ПРОИСХОДИТ ПЛАНИРОВАНИЕ: СТРУКТУРА ЦЕЛЕЙ И ЗАДАЧ
Например, необходимо сделать сайт. Исполнитель, которого мы нашли для решения этой задачи обычно спрашивает:
- как вы видите ваш сайт,
- какой сайт хотите,
- для каких целей он нужен.
И если в голове заказчика нет картинки как сайт должен выглядеть и ответа на вопрос «для чего нужен сайт?», то сделать техническое задание для исполнителя сложно. Тогда хороший исполнитель начинает интервьюировать, брифовать, просить образцы, чтобы понять, что же мы на самом деле хотим. То есть прогнозирует цель и выстраивает структуру.
Заказчик может совершенно не видеть путь к цели или видеть только часть шагов, забывая про невидимую часть. Но если подумать и расщепить задачу на шаги, то появляется ветвистая структура — тот самый путь из точки А в точку В. Каждая структура тянет за собой ресурсы. Это могут быть:
- время: наше или других людей
- деньги
- нематериальные возможности и так далее.
КРАТКОСРОЧНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ В МЕНТАЛЬНОЙ КАРТЕ
На скриншоте вы видите, что у некой Елены О. есть несколько направлений в жизни: бизнес, семья, учеба, путешествия. На все это нужно время и ресурсы. Например, на путешествия Елена находит время, даже если сильно загружена. И это либо в убыток для бизнеса, либо в убыток для семейного бюджета. Но для нее это очень важно, поэтому она уезжает в любом случае.
В качестве примера рассмотрим бизнес-планирование Елены. У нее обозначены определенные цели. Она хочет запустить онлайн-курс. До запуска остался 1 месяц. Еще ничего не готово. Но Елена рассчитывает запустить его именно в запланированное время, чтобы заработать нужную ей сумму.
Я предлагаю ей расписать задачи, которые нужно решить до запуска. Это простая схема для людей со структурным мышлением. Для хаотиков, которые живут в потоке, может быть сложно.
Проект Елены — полноценный курс по хорошей стоимости. Его можно попробовать продать с одного поста, но для достижения запланированного результата собственных мощностей не хватит, потому что аудитория небольшая.
Решаем делать лендинг. Раскладываем эту большую задачу на небольшие шаги. Нам требуется:
- составить список людей, кто будет это делать,
- собрать референсы лендингов,
- найти копирайтера, который напишет текст для лендинга
- подключить систему оплаты,
- определить сроки сдачи промежуточных шагов,
- подключить рассылку.
Постепенно, шаг за шагом прописали логистику запуска:
- как он будет проходить,
- где будет проходить,
- что нужно подготовить,
- определили сроки,
- составили контент-план и так далее.
Стало понятно, что уложиться в сроки, которые хотела Елена О. не получится. Потому что, есть накладки с ее учебой, семейными делами, детьми, их кружками и экзаменами. Попутно выяснилось, что Елена еще и регулярно консультирует.
Хватит ли сил при такой нагрузке еще и на онлайн-курс? Конечно, нет.
КАК ПЛАНИРОВАТЬ ДОЛГОСРОЧНЫЕ ЦЕЛИ В МЕНТАЛЬНОЙ КАРТЕ
Если, находясь в марте 2021 вы захотите предположить, что будете делать в октябре-ноябре 2021, то удобно будет планировать в годовом разрезе. Особенно такой способ подходит для сезонных бизнесов, чтобы равномерно распределить коммерческую нагрузку между периодами.
Цели обычно делятся на финансовые, карьерные и личные. Накидывайте их крупными мазками в ментальную карту, сильно не мельчите.
В каждом месяце есть нагрузка, которая не зависит от желания или нежелания ею заниматься. К ним относятся события, привязанные к датам:
- календарные праздники,
- дни рождения (личные, партнеров, компаний),
- учеба,
- командировки,
- отпуск,
- каникулы.
Например, я понимаю, что новогодние каникулы будут в любом случае. Будут гости, подарки, отдых. Значит, надо прикинуть, сколько примерно денег нужно к январю.
В феврале — день рождения ключевого партнера, день влюбленных, 23 февраля. Значит, надо заранее побеспокоится о подарках, банкетных залах для корпоративов, праздничных программах и ведущих. Лучше все это делать в январе, а то и в декабре, когда еще цены выгодные, времени достаточно, подарки — в ассортименте.
И так наполняем каждый месяц года датами и событиями. И 1 раз в месяц сверяемся с картой и смотрим наперед, что и когда подготовить.
Точно так же распределяйте финансовые цели по месяцам, и как бы «сверху» смотрите, можете ли их достичь? И все остальные цели вносим в карту по тому же принципу.
В классическом бизнес-варианте планирование следующего года происходит в ноябре текущего. Но если вы только в начале освоения такого метода планирования, начинайте оттуда, где вы есть.
ПОЧЕМУ ЭЛЕКТРОННОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ В МЕНТАЛЬНЫХ КАРТАХ ЛУЧШЕ БУМАЖНОГО
Можно выстраивать такую структуру на бумажке, но хаотикам сложно задавать себе вопросы, вытекающие последовательно один из другого, им нужна помощь со стороны. Работать с бумажным вариантом в паре сложно.
Даже самая нелогично составленная ментальная карта в электронном виде дает возможность скорректировать логику в несколько кликов, а не переписывать ее вручную.
Бывает, что человек не может вытащить из своей головы ни один шаг, или 1-2 может, а дальше — обрыв. Он не видит движения, а значит, ему сложно идти вперед.
Тогда я помогаю расширить горизонты планирования, называя логические шаги и показываю их связь в ментальной карте. Человек включается, понимает принцип, и начинает генерировать и предлагать свои идеи по запуску, ресурсам, шагам.
Мозг так устроен, что даже самый хаотичный хаотик на короткой дистанции способен хладнокровно логически мыслить.
Планирование в ментальных картах хорошо использовать для работы в команде. Чтобы индивидуальные картинки в головах максимально приблизить к единой картине мира.
Например, один участник делает ментальную карту, а другие — расписывают, как они видят те или иные процессы. Это снижает количество споров, когда один доказывает другому, как эта задача должна быть выполнена. Показывает какие ресурсы потребуются, распределяются зоны ответственности. Впоследствии сравниваем, как мы видели свой путь в начале, и каким он получился. Поэтому я рекомендую не уничтожать первый вариант плана, а делать копию и потом вносить изменения.
После этого интегрируем план с повседневную жизнь. Все мелкие задачи переносим в ежедневник. Играя в «пятнашки» фишками под названием «семейные дела», «путешествия», «учеба» и подобными, встраиваем между ними временные «коробочки» с делами, которые ведут к достижению поставленной цели.
ПОЧЕМУ ПЛАНИРОВАНИЕ «ГИБКОЕ»
При идеальных условиях все пойдет так, как я распланировала. Но если что-то пойдет не по плану, я одним движением мышки перенесу изменившийся модуль в другое место ментальной карты. Здесь главное — сделать это заранее. Заранее предупредить и договориться с родными, партнерами или коллегами об изменении планов.
К примеру, в 2020 году абсолютно все и у всех пошло не по плану. Вернувшись мгновенно в планирование 2019-го я увижу в объеме весь год. Прикину, что осталось актуальным, но не сделанным? И в один клик перенесу в нынешний год. В бумажном планировщике такое невозможно. Его нужно будет весь пролистать, вникнуть, по какой причине что отменилось, вновь переписать. Получается, что каждый раз приходится начинать планирование с нуля.
Часто слышу: «нельзя все предусмотреть». Согласна, нельзя. Но даже, если вы выполните свой план на 30-50%, то жизнь станет легче как раз на эти 30-50%.
Если расписывать свои проекты, задачи, цели в ментальной карте, то пропадает страх громадности усилий, которые придется приложить. Потому что аморфная масса дел превращается в конкретные шаги, идущие друг за другом.
Если говорить про рациональное отношение к своим ресурсам, то каждому нужен период для созревания. Когда мы молоды, у нас нет денег, зато есть вся жизнь впереди, много энергии и здоровья. Когда мы взрослеем, то начинаем больше ценить временные ресурсы. Вы как относитесь к своим ресурсам?
Нет правильных и неправильных решений. Есть решения принятые и непринятые. Для рационального расходования ресурсов, я рекомендую составлять стратегический план боевой схватки своих войск с войсками противника. Он позволяет выработать тактику и предусмотреть риски. Подходит ли вам такое? *
Для тех людей, которые увязли в ежедневных задачах и хотят создать себе дополнительное время, чтобы успевать жить свою жизнь, я подготовила практикум по планированию в ментальных картах. Он состоит всего из 5 уроков в записи. Поэтому работать с ним вам будет удобно в любое время.
Изучая материалы практикума вы:
- посмотрите на свои временные и человеческие ресурсы как бы сверху,
- поймете, насколько эффективно вы их тратите для достижения своих целей,
- выгрузите все идеи в карту и оцените их приоритетность,
- прикините возможные риски маршрута,
- составите план, подходящий именно вам.
Вы увидите, насколько наглядный инструмент — ментальная карта. Бонусом станет то, что вам понравится не только бизнесовые и личные планы укладывать в нее. Но еще и применять ее для мозговых штурмов, для подготовки вебинаров, курсов, практикумов, для ведения каких-нибудь каталогов и для всего, до чего дотянутся руки и фантазия.
Бесплатный урок можно посмотреть на странице практикума, а также узнать про форматы и цены.
